Laatst bijgewerkt: 22 oktober 2026
1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?
The Hat Bar is een handelsnaam van Gitana Josephina. Gitana Josephina is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via The Hat Bar worden verwerkt.
- Vestigingsadres: Margrietstraat 6, 5671 HR Nuenen, Nederland
- KvK-nummer: 92166830
- Btw-identificatienummer: NL004941269B48
- Website: thehatbar.nl
- E-mail voor privacyvragen: info@thehatbar.nl
In deze verklaring gebruiken we "The Hat Bar", "we", "wij" en "ons" voor Gitana Josephina, handelend onder de naam The Hat Bar.
2. Wanneer geldt deze verklaring?
Deze privacyverklaring geldt wanneer je onze webshop bezoekt, een bestelling plaatst, een klantaccount gebruikt, contact met ons opneemt, je inschrijft voor onze nieuwsbrief, of op een andere manier gebruikmaakt van onze producten en diensten.
3. Welke gegevens verwerken we?
- Contactgegevens: naam, adres, woonplaats, land, e-mailadres en telefoonnummer.
- Bestelgegevens: bestelde producten, maten, aantallen, bestelnummer, factuur- en bezorgadres, leveringsvoorkeuren, ordergeschiedenis, retouren en garantiegegevens.
- Betaalgegevens: gekozen betaalmethode, betaalstatus, transactiereferentie en gegevens die nodig zijn voor terugbetalingen. Volledige kaart- of bankgegevens worden door de betaaldienst verwerkt en niet door ons opgeslagen.
- Accountgegevens: inloggegevens, opgeslagen adressen en voorkeuren, als je een klantaccount gebruikt.
- Gegevens voor persoonlijk werk: de inhoud van je bericht, en wat je aanlevert wanneer je een hoed of laars met initialen, een eigen tekst of een afwijkende maat bestelt.
- Nieuwsbriefgegevens: e-mailadres, inschrijfdatum en toestemmingsregistratie.
- Website- en apparaatgegevens: IP-adres, browser, apparaattype, bezochte pagina's, klikgedrag, sessiegegevens, verwijzende website en cookievoorkeuren.
- Klantenservicegegevens: vragen, klachten, retourredenen en correspondentie.
- Fraude- en beveiligingsgegevens: gegevens die nodig zijn om misbruik en onveilige betalingen te herkennen.
We vragen niet om bijzondere persoonsgegevens zoals gegevens over gezondheid, religie of politieke voorkeur. Deel die dus niet met ons.
4. Waarom verwerken we je gegevens?
We verwerken persoonsgegevens alleen als daarvoor een geldige grondslag uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) bestaat.
| Doel | Grondslag |
|---|---|
| Bestelling verwerken, betaling ontvangen, product afwerken, verzenden, retour of garantie afhandelen | uitvoering van de overeenkomst |
| Klantaccount beheren | uitvoering van de overeenkomst |
| Vragen beantwoorden en advies geven over maat, model of afwerking | uitvoering van een overeenkomst of maatregelen daaraan voorafgaand |
| Facturen en financiële administratie | wettelijke verplichting |
| Klachten, retouren, garantie en geschillen behandelen | uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Winkelwagen, afrekenen, beveiliging en voorkeuren laten werken | uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang |
| Technische fouten oplossen en de webshop verbeteren | gerechtvaardigd belang |
| Nieuwsbrief en aanbiedingen | toestemming, of een wettelijk toegestane klantrelatie voor vergelijkbare eigen producten |
| Misbruik en fraude voorkomen | gerechtvaardigd belang en soms wettelijke verplichting |
Wanneer we ons baseren op een gerechtvaardigd belang, wegen we ons belang af tegen jouw privacybelang. Je kunt tegen zo'n verwerking bezwaar maken. Zie onderdeel 9.
5. Nieuwsbrief
Je ontvangt onze nieuwsbrief als je je daarvoor hebt ingeschreven of wanneer we je volgens de wet over vergelijkbare eigen producten mogen informeren. Je kunt je op ieder moment kosteloos afmelden via de afmeldlink onderaan iedere mail of door contact met ons op te nemen.
Een afmelding geldt voor marketingberichten. We mogen je nog wel noodzakelijke serviceberichten sturen, zoals een orderbevestiging of een antwoord op een vraag.
6. Met wie delen we gegevens?
We verkopen je persoonsgegevens niet. We delen ze alleen wanneer dat nodig is voor onze dienstverlening, wanneer de wet dat vereist of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
- Shopify: het platform waarop onze webshop draait. Shopify verzorgt de website, de winkelwagen, het afrekenen, de klantaccounts en de hosting.
- Shopify Payments, voor het verwerken van iDEAL, kaartbetalingen, Apple Pay, Google Pay en Klarna, en voor fraudepreventie en terugbetalingen. Volledige bank- en kaartgegevens worden door de betaaldienst verwerkt en niet door ons opgeslagen.
- DHL, voor het bezorgen en volgen van bestellingen en het afhandelen van retourzendingen. Daarvoor delen we je naam, adres, e-mailadres en soms je telefoonnummer.
- Boekhouder en professionele adviseurs, voor administratie, belastingaangifte en juridische ondersteuning.
- Overheidsinstanties en toezichthouders, als we wettelijk verplicht zijn gegevens te verstrekken.
Partijen die in onze opdracht gegevens verwerken moeten passende beveiliging toepassen en mogen die gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken. Sommige partners, zoals betaaldiensten en vervoerders, zijn voor een deel van hun dienstverlening zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Hun eigen privacyverklaring geldt dan ook.
7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze webshop draait op Shopify, een bedrijf met vestigingen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Daardoor kunnen persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt. Dat geldt ook voor sommige andere leveranciers of hun subverwerkers.
Wanneer persoonsgegevens naar een land zonder passend beschermingsniveau gaan, zorgen we voor een geldige doorgiftegrond: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, zo nodig met aanvullende maatregelen.
8. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wet een langere termijn verplicht of gegevens langer nodig zijn voor een juridisch geschil.
| Gegevens | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bestellingen, facturen en financiële administratie | 7 jaar na afloop van het boekjaar, zoals de belastingwet voorschrijft |
| Klantaccount | zolang het account actief is; daarna alleen wat wettelijk of voor een geschil nodig is |
| Contact- en serviceverzoeken | maximaal 2 jaar na afronding, tenzij langer nodig voor garantie of geschil |
| Wat je aanlevert voor persoonlijk werk | maximaal 12 maanden na afronding, tenzij je toestemming geeft voor langer bewaren |
| Nieuwsbriefgegevens | tot je je afmeldt; daarna een minimale registratie om je afmelding te respecteren |
| Bewijs van toestemming | zolang de verwerking duurt en daarna zolang nodig om naleving aan te tonen |
| Technische logbestanden | volgens de termijn die Shopify daarvoor hanteert |
| Cookies | volgens de levensduur die in de cookie-instellingen staat |
Na afloop van een bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens.
9. Cookies
Onze webshop gebruikt noodzakelijke cookies voor functies als de winkelwagen, het afrekenen, de beveiliging en het onthouden van je voorkeuren. Daarvoor is geen toestemming nodig.
Daarnaast kunnen via Shopify analytische en marketingcookies worden geplaatst, waarmee wordt gemeten hoe de webshop wordt gebruikt en waarmee advertenties kunnen worden afgestemd. Die plaatsen we alleen wanneer je daarvoor toestemming geeft in het cookievenster. Je kunt je keuze op ieder moment aanpassen, en de webshop blijft gewoon bruikbaar wanneer je die toestemming niet geeft.
10. Wat zijn je privacyrechten?
Je hebt, afhankelijk van je situatie, het recht om:
- te weten welke persoonsgegevens we over je verwerken;
- je gegevens in te zien;
- onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren;
- je gegevens te laten verwijderen;
- de verwerking tijdelijk te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang;
- altijd bezwaar te maken tegen directe marketing;
- gegevens die je zelf hebt verstrekt in een gangbaar digitaal formaat te ontvangen of te laten overdragen;
- eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken;
- niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met aanzienlijke gevolgen.
We nemen geen besluiten met juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen uitsluitend op basis van geautomatiseerde verwerking.
Stuur je verzoek naar info@thehatbar.nl. Vermeld voldoende informatie om je verzoek te begrijpen en je identiteit veilig te controleren. Stuur niet ongevraagd een kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek mogen we die termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden verlengen; dat laten we dan binnen de eerste maand weten.
Sommige rechten zijn niet absoluut. We kunnen gegevens moeten bewaren vanwege een wettelijke verplichting of een lopend geschil. Voeren we een verzoek geheel of gedeeltelijk niet uit, dan leggen we uit waarom.
11. Beveiliging
We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging en misbruik. We beperken toegang tot mensen en dienstverleners die de gegevens voor hun werk nodig hebben.
Geen enkele digitale overdracht of opslag is volledig zonder risico. Denk je dat je gegevens of onze webshop niet goed zijn beveiligd? Neem dan direct contact op via info@thehatbar.nl.
12. Kinderen
Onze webshop is niet specifiek gericht op kinderen jonger dan 16 jaar en we verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen zonder geldige toestemming van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Denk je dat dat toch is gebeurd, neem dan contact met ons op zodat we het kunnen onderzoeken.
13. Klacht indienen
Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons eerst weten via info@thehatbar.nl, dan lossen we het samen op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
14. Wijzigingen
We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld wanneer we andere diensten gaan gebruiken of wanneer de wet verandert. Op deze pagina staat altijd de geldende versie met de datum van laatste wijziging.